【保存版】ウェブ会議をスムーズにする専用資料の作り方と3つのポイント【効率化】

業務効率化

ウェブ会議、資料の共有うまくいっていますか?

新型コロナウイルスの流行により、これまでのようなリアルタイム対面の会議を行う機会が減り、代わりに、ZOOMやTeamsを用いたウェブ会議が浸透してきました。

そんな中、対面会議を諦めてウェブ会議やハイブリッド会議を行うことになった方もいらっしゃるのでは?

そんな皆さんのために、今回はWEB会議を行うときやペーパーレスで対面会議を行うときに便利な資料の作り方と、会議を円滑に進めるポイントを解説します。

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→この記事を読んでいただきたい方

・ウェブ会議を導入したものの資料の共有がうまくいかず会議がスムーズに進行できない

・資料をまとめてペーパーレスの会議を実施したい

・チヤホヤされたい

→記載内容の根拠

・私はこれまでいろんな団体のウェブ会議を主催・参加してきました。その経験から、ウェブ会議をスムーズに進行するポイントをピックアップしてみました。

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→結論(これができれば会議がスムーズに!)

  1. 一つのPDFファイルにまとめることで、レイアウト崩さず確認しやすく!
  2. 名前のルール、発言やミュートのルールを決める
  3. 画面共有を使って協議に集中!

→詳しく説明!

ここから詳しく説明していきます。

1.資料データを一つのpdfファイルにまとめる

ペーパーレスで会議など行う場合、会議資料はワード、エクセルなど色々な形式で作成する事が多いと思います。このように様々なデータが分かれているときと、会議の際にいちいちファイルを開く必要があり、手間がかかる上に、エクセルなどはレイアウトが崩れてみづらい場合があります。

そこで、全てのファイルをPDF形式で用意し、結合ソフトで1つのデータにまとめてしまうことをお勧めします。

ひとまとめにしたPDFファイルをどうやって作るのか?
私のやり方を紹介します。

手順1:会議資料をPDFで書き出す

まずは、ワードやエクセルなどの会議資料をPDFで書き出します。ワードやエクセルで該当の資料を開き、ファイルの名前をつけて保存から形式をPDFと指定することでできます。

ワードやエクセルをPDFとして書き出すとき、まずファイル→名前をつけて保存
画面下部の”ファイル形式”でPDFを選択して保存!

※エクセルは、PDFにした際に一枚に治らずに変に途切れる場合があります。印刷範囲の設定や改ページプレビューを活用して調整しましょう。

※上記画像はmacの画面ですが、windowsでも基本の動作は同じです。(ファイル→エクスポートもしくは書き出し→形式をPDFに指定→保存先ファイルを指定)

ポイント1→このとき、大元のワード・エクセルデータはそのまま残り、新たにPDF形式のものが作成されます。管理しやすいように、保存先として、PDF形式の原稿を並べて入れる専用のフォルダを作成しましょう。

会議資料フォルダのサンプル。 

ポイント2→PDF専門フォルダに入れる際、資料が前から順番に並ぶよう、データ名の前に数字をつけて保存します。

ポイント1の画像内にある”PDFデータの内容です。PDFデータを入れています。

ファイル名
例)00.次第
  01.出席者名簿
  02.出納簿について
  03.〜〜〜〜

上記のように”PDFデータ”フォルダに全てのデータを順番に配置できたら、PDFデータを組み合わせます。

手順2:PDFを結合(フリーソフトで可能)

PDFデータが揃ったら、フリーソフトなどを使ってPDFを組み合わせます。

私がよく利用させてもらっているのは、「smart pdf」というサイトです。
このサイトでは、一つのデバイスから1日に2回PDFの結合作業を行えます。組み合わせたいデータをアップロードして結合ボタンを押下するだけ非常にシンプルな作りで使いやすいのでお勧めです。

ファイルを選択して、
ファイルを結合するだけ

一つ前の手順で、データを順番に並べている場合、smallpdfの結合するデータを選択する場面で全てのデータを選択するだけで順番に並びます

手順3:ページ番号を記載

一つのPDFデータとして会議資料が完成したら、ページ番号を振りましょう
結合した会議資料を開き、署名からテキストを打ち込むことで、ページ番号を振っていきます。

macならマークアップアイコンをクリックして四角の中に字と書いてあるアイコン
windowsなら署名の中のテキストアイコン

ページ番号を振り終えたら完成です。

修正の仕方

上記の手順で会議用PDFデータを完成させた後に部分的に資料の差し替えや訂正が入った場合、手順1で作ったフォルダ内のデータを差し替えor訂正して上書きし、再度PDFデータを組み直します。

このとき、ページ番号を振り直す必要があるので、何度も訂正がかかると非常に面倒です。これを回避する方法として、結合する前にページ番号を振る方法があります。

結合前にページを振る場合、手順1→手順3→手順2の順番でデータを作りましょう。

修正がないときは手順1→手順2→手順3の順番が一番手間が少なく完成させられる方法です。

以上、PDFひとまとめデータの作り方でした。
この資料を共有しておくことで、1、参加者が誤って編集してしまう心配がない、2、一つのデータをひらけばOK、3、完成版として保管しやすい などのメリットあり便利です。
是非お試しください。

2.名前のルール、発言やミュートのルールを決める

ウェブ会議の際には、人数が多いほど、会議参加者がわかりづらくなります。出欠の管理をスムーズに行うためにも、参加者の氏名表示ルールを決めておくのがいいです。
ルールは、氏名だけでもいですし、氏名の前に役職は所属、地域などを記載するといいです。

例)山口/主任/〇〇

たとえ顔見知りであっても、氏名の表示ルールを決めておくことで発言者がわかり、スムーズな会議運営が期待できます

また、会議には進行役がいると思います。基本的には発言者以外は常にミュートにしておき、発言時のみミュート解除するようルールを明確にしておくといいです。

3.画面共有を使って協議に集中

1.ではウェブ会議で運用しやすい会議資料作成方法をご紹介しましたが、このデータを画面上に表示して共有すると、現在協議中の議題がわかりやすく、議論が集中しやすいです。

画面共有のやり方はサービスによって異なります。この記事では説明を省きますが、利用できると非常に便利なので、是非使ってみてください。

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→まとめ

これからウェブ会議を行う機会は増えると思います。

ウェブ会議は対面の会議より効率は落ちると思われがちですが、うまく工夫できればより充実した会議を行えると思います。

当記事の内容がお役に立てると幸いです。

ありがとうございました!!

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